Gemäß der Satzung des HPV findet jährlich mindestens eine Mitgliederversammlung statt. Über jede Mitgliederversammlung wird ein Protokoll geführt, in das auch die Beschlüsse der Mitgliederversammlung aufgenommen werden. Die Protokolle sind vom Schriftführer/der Schriftführerin und dem Vorsitzenden/der Vorsitzenden zu unterschreiben.